La organización de las vicegerencias y los servicios debe responder a las funciones que desempeñan, sus cargas de trabajo y las necesidades presentes y futuras de la UEx. Para ello, es necesario definir con claridad las responsabilidades de cada unidad, reforzar su coordinación y prever los puestos y perfiles profesionales necesarios. La administración electrónica exige, además, que cada servicio esté preparado para gestionar expedientes y documentación electrónica. Las medidas de este eje se complementan con las del Área de Desarrollo Digital, Administración Electrónica y Gobernanza de la IA.

Medidas

28. Elaboración de un catálogo de servicios basado en las funciones que la Universidad debe cubrir y en el inventario institucional de trámites (medida 234). Permitirá identificar funciones sin una asignación clara y definir cómo debe coordinarse cada servicio según la organización real del trabajo. Antes de reasignar funciones, se contrastarán las responsabilidades de cada vicegerencia y servicio con ese catálogo. En materia de gestión documental electrónica, el catálogo incorporará:

    • la coordinación con la Unidad de Archivo, Registro y Certificación;
    • los criterios de custodia del archivo de oficina y del archivo permanente; y
    • la definición de las políticas de fe pública y de firma para el tratamiento y la digitalización documental.

    Cuando sea necesario, se actualizará la normativa aplicable o se elaborará la que falte. Estas actuaciones de gestión documental se concretan en el Área de Desarrollo Digital, Administración Electrónica y Gobernanza de la IA.

29. Revisión y actualización de la Relación de Puestos de Trabajo (RPT) mediante un estudio de los puestos y el diálogo con todas las partes implicadas. El inventario institucional de trámites (medida 234) servirá de base para definir las competencias de cada unidad administrativa, con especial atención a los trámites que requieren la intervención de varias unidades. Se analizarán las competencias requeridas para cada puesto y la complejidad de los expedientes que gestiona. También se revisará la definición funcional de los grupos de clasificación A1, A2, B, C1 y C2, precisando las diferencias entre sus competencias, perfiles profesionales y responsabilidades, más allá de la retribución.

30. Identificación de las responsabilidades y competencias de coordinación que se ejercen de hecho sin estar recogidas en la descripción del puesto, a partir del catálogo de servicios y de la revisión de la RPT previstos en las medidas 28 y 29. Se negociará con los órganos de representación cómo reconocer estas responsabilidades dentro de la línea jerárquica.

31. Definición de la estructura del Servicio de Gestión y Transferencia de Resultados de Investigación (SGTRI) a partir del análisis de sus procesos, competencias y carga de trabajo. Su dimensión y organización se ajustarán a las necesidades identificadas, conforme al catálogo de servicios y a la revisión de la RPT previstos en las medidas 28 y 29.

32. Planificación plurianual de la revisión de la RPT prevista en la medida 29, con un calendario que permita conocer qué unidades se revisarán cada año y con qué recursos. Esta planificación anticipará los puestos y perfiles profesionales necesarios para los proyectos estratégicos que la Universidad decida abordar.

33. Negociación de un cambio en las condiciones de acceso al PTGAS para eliminar progresivamente el ingreso por el grupo C2 y la categoría IV y establecer el acceso mínimo en el grupo C1 y la categoría II.

34. Estudio de la posibilidad de definir puestos del grupo B adecuados a las competencias y al nivel formativo de quienes cuentan con una titulación de Formación Profesional de Grado Superior.

35. Acompañamiento, asesoramiento y formación al personal de los servicios, a través de la Vicegerencia de TIC, la Dirección de Optimización de Procesos y el Servicio de Informática y Comunicaciones (SICUE), con dos objetivos:

    • poner en marcha los módulos UXXI ya contratados y pendientes de implantación; e
    • impulsar proyectos de administración electrónica y otras herramientas de gestión TIC en los servicios cuya actividad no esté cubierta por los sistemas UXXI.

La carrera profesional del PTGAS debe ofrecer oportunidades de progreso que reconozcan el mérito y la contribución a la mejora de los servicios. Para ello, proponemos actualizar sus criterios de valoración e incorporar incentivos vinculados a esa mejora. Este compromiso se completará con el reconocimiento público de las iniciativas impulsadas por personas, equipos y unidades.

Medidas

36. Incorporación del cumplimiento de objetivos de mejora del servicio como criterio de valoración en la promoción interna y la carrera horizontal del PTGAS, previa negociación con los órganos de representación. La unidad correspondiente verificará su cumplimiento.

37. Creación de un sistema de reconocimiento a la innovación en la gestión impulsada por personas, equipos y unidades. Los reconocimientos se entregarán en el Acto Institucional Anual de Premios y Sellos de la UEx (medida 193).

38. Difusión interna de las iniciativas de mejora impulsadas por el PTGAS, mediante canales estables de comunicación y la celebración de las Jornadas de Buenas Prácticas del PTGAS.

39. Revisión del complemento de productividad y publicación de los criterios de concesión, las personas beneficiarias, las cuantías y la finalidad, conforme a la normativa vigente en materia de transparencia retributiva.

40. Revisión de los temarios de los procesos selectivos, previo estudio y consenso con las partes implicadas, para adaptarlos a las necesidades actuales de la gestión universitaria. Elaboración de un calendario anual de estos procesos, con plazos definidos con antelación que permitan planificar su preparación.

La formación del PTGAS debe responder a las responsabilidades de su personal, las necesidades reales de cada unidad y los proyectos en los que participa, en coherencia con la estrategia institucional. Incluirá, entre otros contenidos, la normativa aplicable, las buenas prácticas, el lenguaje claro e inclusivo y el uso de herramientas y servicios informáticos.

Medidas

41. Elaboración de una oferta formativa vinculada a las líneas del Plan Estratégico de la UEx, cuya elaboración se recoge en la medida 273, y programada en el marco del Servicio de Formación Continua (medida 138). Su diseño responderá a criterios de calidad y a las necesidades de la institución, de modo que la formación contribuya al desempeño profesional y no se convierta en un fin en sí misma para la carrera profesional.

42. Diseño de una formación especializada, de calidad y adaptada a las responsabilidades de cada puesto, con participación del PTGAS y coordinación entre el FORPAS, servicio de la UEx que gestiona y publica sus convocatorias de formación, y el Servicio de Formación Continua (medida 138). Se dirigirá tanto al personal de nueva incorporación como a personas responsables de unidades y personal técnico cualificado. Incluirá, entre otras materias, liderazgo, gestión de recursos humanos, gestión de proyectos y diseño de procesos.

La jubilación del personal con amplia experiencia puede suponer la pérdida de conocimiento esencial para el funcionamiento de las unidades. La UEx debe anticipar estas situaciones, documentar ese conocimiento y facilitar su transmisión a las nuevas incorporaciones. El relevo generacional es una política institucional común que se adapta a cada colectivo; para el PDI, se desarrolla en el Eje Estratégico 2 del Área de Personal Docente e Investigador.

Medidas

43. Análisis de las unidades en las que una jubilación próxima pueda ocasionar la pérdida de conocimiento no documentado, para identificar las necesidades prioritarias de relevo y transferencia.

44. Implantación, previa negociación con los órganos de representación, de «puestos espejo» en las unidades críticas identificadas en la medida 43. La planificación de cada puesto establecerá un período de solapamiento antes de la jubilación para que la persona que se incorpore pueda documentar y recibir los conocimientos y criterios de trabajo necesarios.

45. Implantación de programas de mentoría en las unidades críticas, integrados en la formación del personal de nueva incorporación prevista en las medidas 41 y 42. El personal con experiencia acompañará la incorporación al puesto y transmitirá los conocimientos, procedimientos y criterios de trabajo necesarios.

46. Negociación de un sistema de salida gradual para el personal próximo a la jubilación, en función de su edad y del tiempo que reste hasta ella. La planificación de la unidad permitirá trasladar progresivamente parte de la carga operativa al puesto espejo, mientras la persona asume formalmente las tareas de traspaso: documentar, acompañar, resolver dudas y transmitir los criterios de trabajo no recogidos en los procedimientos.

    El sistema no supondrá una reducción de jornada ni de retribución, sino una reorganización temporal de las funciones del puesto. Esta reorganización quedará recogida en la planificación de la unidad para garantizar el traspaso de conocimiento sin que dependa de la disponibilidad personal de quien lo realiza.

47. Estudio, junto con la Vicegerencia de Recursos Humanos, de medidas para atraer y retener talento en los perfiles de alta cualificación esenciales para el funcionamiento de la UEx, especialmente en TIC, inteligencia artificial, administración electrónica y gestión documental, protección de datos y ciberseguridad, marketing, contratación pública y gestión de proyectos europeos de investigación.

Una UEx socialmente responsable debe garantizar condiciones de trabajo que favorezcan el bienestar del PTGAS, la conciliación de la vida personal y laboral y la salud. Lo hará mediante medidas acordadas con los órganos de representación y aplicadas con criterios de igualdad y transparencia. Este compromiso contribuye a la calidad de los servicios y al bienestar de toda la comunidad universitaria.

Medidas

48. Negociación con los órganos de representación de un modelo de trabajo que incorpore teletrabajo, flexibilidad horaria, conciliación y desconexión digital, adaptado a las necesidades del PTGAS y al adecuado funcionamiento de los servicios. El avance en la digitalización, la gestión electrónica de expedientes y las herramientas colaborativas debe traducirse en una mayor extensión y consolidación del teletrabajo, garantizando siempre la calidad de la atención y del servicio público. Asimismo, para asegurar la equidad y que nadie quede al margen del derecho a la conciliación, para aquellos puestos cuya naturaleza presencial no permita acogerse al teletrabajo se estudiarán y negociarán fórmulas específicas de flexibilidad horaria y organización de turnos que faciliten el equilibrio entre la vida profesional y personal.

49. Refuerzo de la Comisión de Convivencia mediante un protocolo de actuación claro y recursos suficientes. El Portal Institucional de la UEx dará visibilidad a su labor y a la de los servicios de mediación, prevención y gestión de conflictos, para favorecer el bienestar de la comunidad universitaria a través del respeto y el diálogo.

50. Impulso de la participación en los programas de salud mental y bienestar emocional que preste el servicio cuya creación se recoge en la medida 109, así como en las campañas de hábitos saludables, nutrición, ejercicio y prevención, y en el programa de actividad física con el SAFYDE (Servicio de Actividades Físicas y Deportivas). Para ello, se facilitará el acceso con horarios compatibles con la jornada laboral y se dará una difusión activa de la oferta disponible.

51. Facilitar al PTGAS el acceso a los trámites de gestión de personal y a los recursos de apoyo al desempeño del puesto mediante el despliegue de la Ventanilla Única Digital institucional (medida 233). Esta centralizará ambos servicios en un único punto de acceso.