La UEx se organiza en centros, departamentos, servicios y unidades con lógicas propias, sin mecanismos estables de coordinación. No existe una visión completa de los procedimientos, de las unidades que intervienen en ellos ni de las herramientas y normas que los sustentan. Tampoco están claramente asignadas las responsabilidades para resolver incidencias transversales o garantizar datos reutilizables y fiables.

Proponemos una gobernanza integrada de procedimientos, proyectos y datos. Cada procedimiento relevante y cada proyecto estratégico contará con una persona responsable, recursos, plazos y seguimiento público. La UEx avanzará hacia un dato único, fiable y gobernado, como base de la toma de decisiones y la rendición de cuentas.

Medidas

216. Implantación de una estructura coordinada de los servicios informáticos de la UEx, con un modelo de organización del Servicio de Informática y Comunicaciones que integre al personal informático de los centros. El modelo definirá las funciones y responsabilidades de cada nivel y facilitará la coordinación y la aplicación de la política digital de la UEx.

217. Integración de los sistemas y servicios digitales de la UEx mediante la revisión de los principales sistemas y herramientas, para identificar duplicidades, necesidades comunes y obstáculos de integración. A partir de esta revisión, se establecerán criterios comunes que permitan ofrecer soluciones institucionales y compartir información entre aplicaciones.

218. Creación de una Comisión de Gobernanza Institucional para coordinar de forma transversal las políticas digitales y de gestión. Contará con representación de las vicegerencias y los servicios, y con capacidad efectiva de decisión sobre los procedimientos institucionales, sin limitarse a funciones consultivas.

219. Puesta en funcionamiento de la Dirección de Optimización de Procesos, prevista en el capítulo de Estructura y equipo de gobierno, como unidad transversal encargada del análisis y rediseño de los procedimientos administrativos y del asesoramiento técnico permanente a la Comisión de Gobernanza Institucional. De este modo, la coordinación no dependerá de la iniciativa de cada vicegerencia o servicio.

220. Identificación y análisis de los procedimientos de principio a fin, a partir del inventario institucional de trámites (medida 234). Se priorizarán los de mayor volumen y los que concentren más incidencias. Para cada procedimiento se designará una persona responsable, con autoridad explícita para recabar la información necesaria y coordinar los plazos con las unidades implicadas, aunque no exista relación jerárquica entre ellas.

221. Elaboración participativa y aprobación de una política de gestión del dato que establezca:

     • los datos que se gobernarán de forma centralizada y los que quedarán bajo la responsabilidad de cada unidad;
     • un catálogo y diccionario institucional únicos, con una persona responsable designada para cada conjunto de datos;
     • los estándares de calidad exigibles (completitud, actualización y formato) antes de que un dato pueda utilizarse; y
     • el principio de que los datos institucionales deben ser localizables, accesibles y reutilizables.

222. Automatización, a través de la Oficina del Dato, de la carga de indicadores procedentes de las unidades administrativas. Estos indicadores alimentarán el Cuadro de Mando Institucional, público y transparente (medida 188), y futuros proyectos de automatización con inteligencia artificial.

223. Articulación, desde el equipo de gobierno, de una cartera de proyectos estratégicos que responda a las necesidades institucionales y se alinee con el Plan Estratégico de la UEx (medida 273). Para cada proyecto en ejecución, se publicarán su justificación, su relación con el Plan Estratégico, el presupuesto y los recursos asignados, la unidad responsable y los plazos previstos.

224. Establecimiento de contratos-programa internos con cada unidad, con objetivos negociados y recursos asociados. Así, el presupuesto por programas tendrá una trazabilidad real hacia cada objetivo. Su avance se revisará periódicamente y los resultados se publicarán en el Cuadro de Mando Institucional (medida 188).

La UEx debe avanzar hacia una administración sin papel, con procedimientos digitales seguros, trazables y accesibles, sin renunciar a la atención y el acompañamiento presencial cuando sea necesario. Para ello, es preciso completar el ecosistema de administración electrónica: tramitación, firma y fe pública digital, archivo, conservación y custodia de la documentación. Este sistema integrará el archivo de oficina, el archivo general y la documentación electrónica de conservación permanente, conforme al Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI).

Medidas

225. Revisión y elaboración de un marco normativo de administración electrónica que establezca criterios comunes sobre firma, gestión y conservación de documentos, publicación de información y uso de las herramientas institucionales. Su finalidad será simplificar los procedimientos y evitar trasladar al entorno digital las mismas cargas existentes.

226. Convocatoria de mesas técnicas entre la Unidad de Archivo, Registro y Certificación, el Servicio de Informática y Comunicaciones y el resto de servicios implicados en la gestión de expedientes electrónicos, para definir las responsabilidades de cada unidad en las distintas fases del ciclo de vida del documento electrónico.

227. Implantación del programa «Gestión sin Papel» para que el expediente electrónico cumpla las normas técnicas de interoperabilidad del ENI, con metadatos obligatorios, índice electrónico firmado y documentos con plena validez jurídica. El programa comenzará con una fase piloto en los centros antes de su despliegue general. Se aplicará el principio de «una sola vez»: ninguna unidad solicitará un documento que ya obre en poder de la Universidad o de otra administración.

228. Migración progresiva de las actas históricas y de los expedientes vivos a un repositorio digital centralizado y seguro, conforme a criterios de interoperabilidad, trazabilidad, conservación y control de accesos. La planificación priorizará los documentos de uso más frecuente, los que presenten mayor riesgo de deterioro o pérdida y los necesarios para asegurar la continuidad de los servicios, en coordinación técnica con las iniciativas de preservación y difusión del patrimonio cultural y documental previstas en la medida 92.

229. Automatización de la expedición y firma electrónica de títulos oficiales, certificados, diligencias, resoluciones rectorales y documentos de fe pública universitaria.

230. Implantación de expedientes electrónicos completos y accesibles de los acuerdos de Consejo de Gobierno, Claustro y comisiones delegadas, así como de los procesos electorales. Se publicará la información que corresponda conforme a la normativa de transparencia y protección de datos.

231. Implantación del Boletín Electrónico de la Universidad para la publicación de anuncios, convocatorias y comunicaciones oficiales, con un circuito de elaboración, validación, firma y publicación. Permitirá programar la difusión, acreditar la fecha de publicación y conservar un histórico consultable, conforme a la normativa de transparencia y protección de datos.

232. Modernización de los procesos electorales de la UEx mediante la implantación de una plataforma de voto electrónico auditable y de código abierto, con garantías de transparencia, seguridad y accesibilidad.

La digitalización no consiste en transformar formularios en documentos digitales. Muchos procedimientos de la UEx aún requieren pasos manuales, intercambio de documentos o el uso de varias aplicaciones, incluso cuando una parte del trámite ya se realiza electrónicamente.

Antes de digitalizar un procedimiento, debemos revisar sus trámites, comprobar su adecuación a la normativa vigente y contar con el asesoramiento del personal que lo gestiona y la participación de las personas usuarias. También incorporaremos indicadores sobre su funcionamiento, la calidad del servicio y los tiempos de respuesta.

Así, la simplificación y digitalización de los procedimientos reducirá la carga burocrática y mejorará los servicios para la comunidad universitaria y la sociedad extremeña.

Medidas

233. Creación de una Ventanilla Única Digital para toda la UEx, que centralice el acceso a los servicios y trámites institucionales, con atención homogénea en los canales web, telefónico y presencial. Las personas usuarias podrán iniciar sus expedientes sin necesidad de conocer la unidad responsable de su tramitación.

     Se garantizará la asistencia presencial a quienes necesiten apoyo para utilizar la administración electrónica, de modo que la digitalización no excluya. Su despliegue específico para el estudiantado, el PTGAS y el PDI se recoge, respectivamente, en las medidas 6, 51 y 56.

234. Puesta en marcha de un programa permanente de simplificación y digitalización de procedimientos, articulado en cinco líneas de trabajo:

     • un Inventario institucional de trámites, único para toda la Universidad, que servirá de base para los catálogos, mapas y auditorías de procedimientos previstos en las medidas 28, 29, 156, 180, 198 y 220;
     • la revisión de la cobertura normativa de cada procedimiento y la eliminación de los trámites que no resulten necesarios;
     • una mesa técnica de procesos, con representación de las unidades implicadas, para priorizar, rediseñar y coordinar la implantación de las mejoras;
     • el canal «Simplifica», como buzón institucional permanente para que el estudiantado, el PTGAS y el PDI propongan mejoras en los procedimientos, con compromiso de respuesta; y
     • un catálogo de indicadores, elaborado con la Oficina del Dato, para medir los tiempos de tramitación, las incidencias y la calidad del servicio.

235. Aprobación, antes del despliegue de herramientas de inteligencia artificial en la UEx, de la Estrategia Institucional de IA prevista en la medida 248. La estrategia definirá los usos prioritarios, las garantías éticas y jurídicas y las condiciones de evaluación de cada solución antes de su implantación.

236. Desarrollo progresivo de asistentes virtuales para consultar los reglamentos y los procedimientos que generen mayor volumen de consultas, conforme a la medida 249. Se nutrirán de fuentes oficiales actualizadas e indicarán cuándo la respuesta requiera la intervención de la unidad competente.

237. Revisión de los formularios, comunicaciones y resoluciones más utilizados para que empleen un lenguaje claro, sean accesibles y puedan cumplimentarse sin conocimientos especializados. La revisión contará con la participación de las personas usuarias y del personal que gestiona los procedimientos, y priorizará los trámites de mayor volumen o con más incidencias, especialmente los dirigidos al estudiantado de nuevo ingreso.

Nada de lo anterior se sostiene sin una infraestructura digital segura, disponible y suficientemente dotada. La UEx debe cumplir de forma verificada el Esquema Nacional de Seguridad, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Reglamento General de Protección de Datos, saber qué servicios son críticos y en cuánto tiempo debe recuperarlos, y elevar el presupuesto de tecnologías de la información, hoy muy por debajo del de las universidades de su entorno.

Medidas

238. Implantación de un plan de ciberseguridad que establezca progresivamente las medidas necesarias para cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), regulado por el Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo. Para ello deberán constituirse mesas de trabajo de carácter transversal que definan hitos realistas y verificables, y que coordinen las actuaciones en todos los planos: económico, normativo, de gestión administrativa y de gestión técnica.

239. Realización de auditorías periódicas, externas o internas según las necesidades de cada momento, con el asesoramiento del SICUE, el servicio que mejor conoce las actuaciones prioritarias de la institución en esta materia, y con seguimiento hasta el cierre de cada medida correctiva. Un fallo de seguridad tiene coste en reputación, en dinero y en continuidad del servicio.

240. Implantación de un marco de gobernanza claro y realista sobre la gestión de identidad, con control sobre las altas, bajas y accesos de cada persona y de los distintos colectivos de la comunidad universitaria.

241. Propuesta, para su aprobación, de un incremento progresivo y plurianual del presupuesto de TI, con hitos anuales verificables, con el objetivo de superar el insuficiente presupuesto de 0,19 % actual y acercarlo progresivamente a la media del presupuesto TIC de las universidades públicas, en torno al 3 %, en el horizonte del 5 % recomendado por la OCDE. También se estudiará la asignación de partidas presupuestarias específicas para cuestiones críticas para la institución, especialmente en materia de ciberseguridad.

242. Redefinición del papel del Servicio de Informática y Comunicaciones como motor del cambio digital, con función explícita de asesoramiento a los servicios administrativos según las directrices del Equipo de Gobierno y una cartera de proyectos que priorice la estrategia institucional.

243. Mejora continua de la conectividad de la UEx, prestando especial atención a la red wifi (eduroam) en todos los centros.

244. Identificación y garantía de los servicios digitales críticos, lo que permitirá establecer para cada uno los niveles de disponibilidad, recuperación y soporte que necesita, así como priorizar las inversiones y definir medidas de respaldo para reducir tanto la probabilidad de una interrupción como el tiempo necesario para recuperar el servicio cuando se produzca.

La plataforma del Campus Virtual para la docencia y el apoyo al aprendizaje es limitada y presenta un uso desigual, además de los problemas de rendimiento que dificultan su uso. No se trata de incorporar más tecnología, sino de que, definida una estrategia sobre el papel que pueda tener la docencia en línea y el Campus Virtual, las herramientas digitales ayuden a las actividades desarrolladas por la comunidad universitaria.

Medidas

245. Fortalecer el Campus Virtual como una herramienta fácil, estable y útil para la enseñanza. Esto se hará revisando sus problemas de funcionamiento y necesidades de medios, buscando que la experiencia sea más uniforme, evitando cambios innecesarios y promoviendo su alcance más allá de almacenar documentos y entregar trabajos.

246. Desarrollo de una verdadera UEx-Online como la estructura de referencia para la enseñanza virtual de la Universidad. Esto implica facilitar el acceso a su oferta, establecer un marco claro para las titulaciones en línea y disponer de las herramientas necesarias para impartir y evaluar docencia a distancia con garantías. Todo ello atendiendo a la estrategia definida para la oferta académica, y priorizando las titulaciones en las que la modalidad virtual aporte un valor real.

247. Desarrollo de programas de formación TIC para estudiantado, PDI y PTGAS, con prioridad para la formación práctica. Los programas se adaptarán a las necesidades de cada colectivo, centrándose en el uso de las herramientas y servicios de la UEx, la seguridad, la docencia digital y la inteligencia artificial. Se programarán en el marco del Servicio de Formación Continua (medida 138).

La UEx aún no está aprovechando plenamente las posibilidades que ofrece la inteligencia artificial. Existen iniciativas y materiales de orientación, pero no se ha logrado que la IA forme parte, de manera clara y útil, de la actividad diaria de la Universidad. La inteligencia artificial puede facilitar el acceso a la información y a los servicios universitarios para el estudiantado, PDI y PTGAS, además de constituir un apoyo relevante para la docencia, la investigación y la gestión. Sin embargo, para desplegar todo su potencial es necesario superar determinadas carencias actuales.

En primer lugar, un sistema de inteligencia artificial capaz de dar respuesta sobre la UEx exige el acceso a información fiable y debidamente actualizada. La dispersión de los datos entre diferentes aplicaciones, su almacenamiento en formatos heterogéneos o su persistencia en soporte papel limitan, de forma considerable, las capacidades reales de estos sistemas.

En segundo lugar, resulta imprescindible disponer de un inventario claro de los procesos de la Universidad que permita identificar, en cada uno de ellos, aquellas fases susceptibles de apoyarse en la inteligencia artificial. Su incorporación no puede concebirse, por tanto, como la simple adquisición de una nueva herramienta, sino que exige preparar previamente los datos, los sistemas y los procedimientos de la Universidad para poder emplearla de forma útil y segura.

Medidas

248. Elaboración de una Estrategia Institucional de IA, ética, transparente, conforme a la normativa de protección de datos, que determine los límites para su uso y que establezca criterios claros de utilización en la docencia y la evaluación, en coherencia con el marco de integridad académica previsto en la medida 132, así como en la investigación, la gestión y los servicios universitarios.

249. Desarrollo progresivo de un asistente de IA que permita consultar de forma sencilla información y servicios de la UEx. Las personas usuarias podrán plantear preguntas sobre trámites, normativa, titulaciones, becas, convocatorias, trabajos de fin de grado y de máster (TFG/TFM) u otros servicios y recibir una respuesta basada en fuentes oficiales de la Universidad.

250. Incorporación de la IA a la gestión universitaria tras la identificación de las tareas de gestión en las que esta herramienta pueda reducir trabajo repetitivo o facilitar el acceso. Se priorizarán los usos que sirvan de apoyo al PTGAS, como localizar información, preparar documentación o ayudar en la tramitación. Se prestará especial atención a la implantación de herramientas de IA orientadas a la gestión normativa, como apoyo al personal en materias críticas: contratación, pliegos, inspección de servicios y asesoría jurídica, entre otras. La decisión y la responsabilidad final recaerán siempre en las personas responsables.